ICT

In 2018 zijn verdere stappen gezet in de digitalisering van de werkprocessen en is geïnvesteerd in het flexibeler maken van de organisatie:

  • De vervanging van het huidige digitale zaaksysteem. Het zaaksysteem beoogt de workflow te stroomlijnen. Er heeft een succesvolle Europese aanbesteding plaatsgevonden. In het najaar is gestart met de implementatie van het nieuwe zaaksysteem, dat beter aansluit op de huidige inrichting en behoeften van de organisatie. Naar verwachting wordt in het voorjaar van 2019 het nieuwe zaaksysteem in gebruik genomen;
  • In december is de overstap gemaakt naar een nieuwe op VOIP-techniek gebaseerde telefooncentrale, waarbij vast en mobiel zijn geïntegreerd. De functionaliteiten van deze centrale sluiten nauw aan bij Office365-applicaties. Alle medewerkers hebben de beschikking gekregen over een mobiel toestel;
  • In het najaar is een succesvolle proef gedaan met nieuwe desktopapparatuur. In december is besloten om over te gaan tot het doen van investeringen in nieuwe desktop IT-apparatuur. Alle medewerkers krijgen de beschikking over een laptop. Op de werkplekken worden grote schermen geplaatst die eenvoudig op de laptop zijn aan te sluiten. De uitrol wordt naar verwachting begin februari 2019 afgerond. De verwachting is dat met deze investering en de vervanging van de telefooncentrale, met gelijktijdige uitgifte van mobiele telefoons aan alle medewerkers, de flexibiliteit aanzienlijk wordt vergroot;
  • De verwerking van inkoopfacturen en het goedkeuringsproces daarvan is in 2018 volledig gedigitaliseerd. Papierstromen zijn daarmee verleden tijd en het proces kan sneller worden afgerond;
  • De financiële administratie is in 2018 overgebracht naar de ‘cloud’. Hiermee is bewerkstelligd dat gegevens beter (veiliger) worden bewaard, de beschikbaarheid van systemen is verhoogd en er is bespaard op dataopslag;
  • In 2018 is AFAS-Insight in gebruik genomen. De personeelsdossiers zijn daarmee volledig gedigitaliseerd. Gegevens komen daarmee sneller beschikbaar en (salaris)mutaties zijn eenvoudiger door te voeren.

In 2018 is het beheer van de website van de vaste boekenprijs overgebracht naar een nieuwe beheerder. Samen met deze partij gaan we het loket voor meldingen van prijzen en opvraag van data vereenvoudigen. Herziening van de website waar de boekprijzen kunnen worden gemeld, wordt in 2020 geëffectueerd.